BeControlled
Was ist BeControlled?
Mit unserem SAP-Add-on BeControlled können per E-Mail eingehende PDF-Invoices,
X-Rechnungen und andere digitale Eingangsrechnungen komplett automatisiert
in einen SAP-internen Workflowprozess überführt und dort weiterverarbeitet
werden – unabhängig von der verwendeten Invoice Management-Lösung.
Erfahren Sie mehr über die Funktionalitäten unseres Add-ons.
E-MAIL Empfang
Zentraler Eingangskanal für alle Belege.
PDF / X-Rechnung Service
Weiterverarbeitung mittels beliebiger Services (z.B.: ZUGFeRD, XML, iDoc uvm.)
FOLGESYSTEME nutzen
Beispielsweise SAP Invoice Management by OpenText, xFlow, invoiceLine uvm.
Registrierung eingehender E-Mails
Ohne jeden manuellen Aufwand werden eingehende E-Mails im SAP-System auf ihre Anhänge geprüft, diese extrahiert und an Ihr Invoice-Management-System übergeben. Im Customizing können Sie vorgeben, nach welchen Regeln der Automatismus arbeitet: So können E-Mail-Absender validiert und Logiken definiert werden. Es werden nur für den Folgeprozess relevante Dokumente übergeben. Neben den per Mail eingehenden PDF-Invoices können ebenso X-Rechnungen und weitere Formate verarbeitet werden. Für die Archivierung werden die erforderlichen Dokumente und Daten entsprechend bereitgestellt.
Umsetzung von Single- & Multi-Mails
Verarbeitung von Anlagedokumenten
Archivierung von Anhängen & E-Mail-Text
Regelbasierte Überführung in verarbeitende Prozesse
Vorgangseröffnungen werden über kundenindividuelle Trigger-Reports angestoßen.
Im BeControlled-Customizing stehen dafür umfassende Möglichkeiten zur Selektierung zur Verfügung:
Pflege von White- & Blacklists
Regex Absender- und Betreffinformationen
erweiterte Spamselektierung
lieferantenenspezifische Behandlung
Eigenständiges Monitoring für volle Transparenz
Für jeden einzelnen Vorgang werden die relevanten Informationen in Echtzeit dargestellt: Verarbeitungsstatus, Zeitstempel, Kopfinformationen u.v.m.
So ist auf einen Blick zu erkennen, wie viele E-Mails eingegangen sind, das Regelwerk erfolgreich durchlaufen und an den entsprechenden Folgeprozess übergeben wurden. Fehlerhafte Vorgänge werden so schnell entdeckt und können analysiert werden. Im Bedarfsfall kann das Regelwerk angepasst und der Vorgang erneut verarbeitet werden.
Nutzen Sie unser Kontaktformular, um mit unseren Automatisierungsexperten in Kontakt zu treten. Wir werden uns umgehend bei Ihnen melden.