BeControlled

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit per E-Mail eingehende PDF-Invoices und digitale Lieferantenrechnungen, unabhängig der von Ihnen verwendeten Invoice Management Lösung, in Ihrem SAP®-System zu verarbeiten.

PDF-Invoices, X-Rechnungen & Co.

Transparenz im Rechnungseingang

Erfahren Sie mehr

Was ist BeControlled?

Mit unserem SAP-Add-on BeControlled können per E-Mail eingehende PDF-Invoices,
X-Rechnungen und andere digitale Eingangsrechnungen komplett automatisiert
in einen SAP-internen Workflowprozess überführt und dort weiterverarbeitet
werden – unabhängig von der verwendeten Invoice Management-Lösung.

Erfahren Sie mehr über die Funktionalitäten unseres Add-ons.

E-MAIL Empfang

Zentraler Eingangskanal für alle Belege.

PDF / X-Rechnung Service

Weiterverarbeitung mittels beliebiger Services (z.B.: ZUGFeRD, XML, iDoc uvm.)

FOLGESYSTEME nutzen

Beispielsweise SAP Invoice Management by OpenText, xFlow, invoiceLine uvm.

Registrierung eingehender E-Mails

Ohne jeden manuellen Aufwand werden eingehende E-Mails im SAP-System auf ihre Anhänge geprüft, diese extrahiert und an Ihr Invoice-Management-System übergeben. Im Customizing können Sie vorgeben, nach welchen Regeln der Automatismus arbeitet: So können E-Mail-Absender validiert und Logiken definiert werden. Es werden nur für den Folgeprozess relevante Dokumente übergeben. Neben den per Mail eingehenden PDF-Invoices können ebenso X-Rechnungen und weitere Formate verarbeitet werden. Für die Archivierung werden die erforderlichen Dokumente und Daten entsprechend bereitgestellt.

Umsetzung von Single- & Multi-Mails

Verarbeitung von Anlagedokumenten

Archivierung von Anhängen & E-Mail-Text

Regelbasierte Überführung in verarbeitende Prozesse

Vorgangseröffnungen werden über kundenindividuelle Trigger-Reports angestoßen. Im BeControlled-Customizing stehen dafür umfassende Möglichkeiten zur Selektierung zur Verfügung:

Pflege von White- & Blacklists

Regex Absender- und Betreffinformationen

erweiterte Spamselektierung

lieferantenenspezifische Behandlung

Eigenständiges Monitoring für volle Transparenz

Für jeden einzelnen Vorgang werden die relevanten Informationen in Echtzeit dargestellt: Verarbeitungsstatus, Zeitstempel, Kopfinformationen u.v.m. 

So ist auf einen Blick zu erkennen, wie viele E-Mails eingegangen sind, das Regelwerk erfolgreich durchlaufen und an den entsprechenden Folgeprozess übergeben wurden. Fehlerhafte Vorgänge werden so schnell entdeckt und können analysiert werden. Im Bedarfsfall kann das Regelwerk angepasst und der Vorgang erneut verarbeitet werden.

Nutzen Sie unser Kontaktformular, um mit unseren Automatisierungsexperten in Kontakt zu treten. Wir werden uns umgehend bei Ihnen melden.